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Fuente: IES Averroes de Córdoba

Para ello necesitaremos utilizar etiquetas, filtros y sufijos en la dirección de correo.

Esta curiosidad puede servir para muchas cosas, pero la vamos a presentar con un ejemplo práctico.

Nos ponemos en situación. Imaginémonos que tenemos varios grupos a los que damos clase (2ºB, 3ºA, 4ºA y 4ºB) y que queremos utilizar el correo para comunicarnos con ellos (por ejemplo para enviarles apuntes y actividades y para que nos envíen ejercicios resueltos, actividades, …)

Por otro lado, para no liarnos tenemos solo una dirección de correo (p. ej. profesor@gmail.com)

Todos nuestros alumnos nos escribirán a esa dirección y nosotros recibiremos todos los correos en la bandeja de recibidos.

Hasta aquí lo normal. Pero si pensamos un poco, nos vamos a encontrar al poco tiempo todos los correos de todos los alumnos mezclados (sean del grupo que sean y sea lo que sea lo que nos envíen). Cuando pase un cierto tiempo, si utilizamos este medio con frecuencia, nos va a ser imposible manejar tal cantidad de correos y, lo que es peor, localizar un correo de un alumno de un grupo concreto se puede convertir en una tarea casi imposible (salvo por el uso del sistema de búsqueda integrado).

Pues bien, ¿qué os parecería que los correos que recibamos de los alumnos, cuando nos lleguen, se clasifiquen directamente con una etiqueta que diga a que grupo pertenece?. Esto nos simplificaría mucho la vida pues, si por ejemplo quiero corregir una actividad concreta que me han enviado los alumnos de 4ºA, con pulsar la etiqueta de 4ºA sólo vería los correos de los alumnos de 4ºA.

¿Cómo puedo hacer eso? sencillo pero algo laborioso. Veamos los pasos a seguir:

1. Vamos a la opción de configuración (arriba a la derecha)
2. Pinchamos en etiquetas
3. Creamos las etiquetas necesarias (una por curso: 2ºB, 3ºA, 4ºA y 4ºB. Esto es para que cuando nos llegue un correo de un alumno de 2ºB se le asigne la etiqueta 2ºB.
4. Después pinchamos en filtros
5. Necesitaremos Crear tantos filtros como grupos tengamos y etiquetas hemos creado (4)
6. Para crear un filtro pulsamos en “crear un filtro nuevo” en la parte inferior (vamos a ver como lo haríamos para el grupo 2ºB)
7. En la pantalla que nos sale, en el campo “para” ponemos +2b para el grupo 2ºB y pulsamos en “paso siguiente”
8. En la nueva pantalla seleccionamos “aplicar la etiqueta”, elegimos 2ºB de la lista desplegable de al lado y pulsamos en “crear un filtro”.
9. Ya tenemos el filtro creado para 2ºB, repetiremos el proceso desde el punto 6 para todos los grupos
10. Hemos terminado

Ya solo nos queda lo más importante, decirle a los alumnos nuestra dirección de correo a la que nos deben escribir. Y se lo diremos de la siguiente forma, pues a cada grupo le daremos una dirección diferente:

• Los alumnos de 2ºB deben escribirnos a: profesor+2b@gmail.com
• Los alumnos de 3ºA deben escribirnos a: profesor+3a@gmail.com
• Los alumnos de 4ºA deben escribirnos a: profesor+4a@gmail.com
• Los alumnos de 4ºB deben escribirnos a: profesor+4b@gmail.com
• …

Ya está todo hecho. Nuestros alumnos creerán que tenemos una dirección diferente para cada grupo, pero la realidad para nosotros es que solo tenemos un correo y cuando nos envien correos nos aparecerán automáticamente con la etiqueta del curso al que pertenece el alumno.

Por último, utilizando esta técnica de filtros podemos sacarle mucho provecho a las cuentas de gmail. Pensadlo y veréis

Por ejemplo, Gmail no dispone de carpetas para clasificar correos, para ello utiliza etiquetas que podremos asignar a los correos que recibamos. Por tanto, a priori, todos los correos los tendremos en la opción “recibidos” de la izquierda. Si no queremos que aparezcan ahí pero tampoco queremos borrarlos, entonces tendremos que archivarlos (seleccionando los correos y pulsando en el botón archivar de la barra superior). Si utilizamos etiquetas podremos pulsar en el botón de mover a y seleccionar a que etiqueta moverlo (al estilo de las carpetas en otros proveedores pero no siendo exactamente igual).

En cualquier caso, para acceder a todos los correos (archivados o no) podemos pulsar sobre todos en el menú de la izquierda.

Otra utilidad muy interesante de Gmail es que posee un buen sistema de filtro de spam que suele ser muy eficiente. En principio podremos confiar en el, pero es recomendable revisarlo de vez en cuando por si ha filtrado algún correo que no sea spam. Bastará con pulsar en spam en la izquierda y veremos lo que gmail ha considerado spam. En caso de que detectemos un correo autentico y no spam, lo seleccionaremos y pulsaremos en el boton de no es spam

Gmail posee además muchas opciones de configuración, algunas de ellas muy útiles. Si pulsamos en configuración en la esquina superior derecha accederemos a dicha sección. Entre las opciones más destacables se encuentra:

• Elegir idioma y cambiar los datos de acceso
• Añadir otras cuentas de correo para poder acceder desde gmail a otras cuentas y así no tener que visitar todos nuestros proveedores de correo.
• Añadir remitentes diferentes para elegir con que dirección de correo queremos enviar nuestros mensajes
• Añadir, borrar o editar etiquetas
• Crear filtros personalizados
• Activar el acceso POP e IMAP para utilizar programas clientes de correo como outlook para ver nuestros correos
• etc.

A continuación os dejo un vídeo que explica las funciones básicas de Gmail. Personalmente no me termina de convencer pero puede ser útil echarle un vistazo

Otro vídeo tutorial

En Gmail disponemos también de una libreta de direcciones (contactos) que podemos utilizar. Cuando recibimos un correo, la dirección del remitente queda registrada, pero podemos añadir direcciones de nuestros amigos que queramos.

Cuando escribamos un nuevo correo (para ello pulsamos en redactar), en el campo “para” podemos escribir el nombre de nuestro destinatario y gmail  nos mostrará una lista con los contactos que tengamos que coincida con lo escrito. Bastará con seleccionar el destinatario deseado para que rellene el campo con su dirección de correo.

Además se pueden realizar grupos de contactos. Es muy útil si tenemos un grupo de amigos (o por ejemplo un curso de alumnos) a los que les queremos enviar a todos el mismo correo (sobre todo si escribimos lo mismo de forma asidua a todos). Os dejo un vídeo que explica cómo utilizar los grupos de contactos

Para ello necesitamos disponer de una cuenta de correo propia que tendrá la siguiente forma

usuario@proveedor_de_correo_electrónico

donde

• usuario será nuestro identificador de correo (único)
• proveedor_de_correo_electrónico es la empresa que nos proporciona nuestro correo electrónico

Para disponer de correo electrónico necesitamos que algún proveedor nos lo proporcione (es decir, que alguien nos conceda un “buzón” donde nos enviarán las cartas). Existen muchos proveedores que nos facilitan cuentas de correo gratuitas. Entre los más populares están hotmail, yahoo y gmail

Aquí vamos a trabajar con gmail (que pertenece a google) por las utilidades añadidas que nos aporta.

Para acceder a gmail debemos escribir en el navegador www.gmail.com

A continuación os dejo un vídeo que nos enseña cómo darse de alta (registrarse) para obtener una cuenta de correo gratuita en gmail.

El funcionamiento de Gmail quizás difiere un poco de la forma en que funcionan los correos tradicionales o más comunes, pero en contra, su utilización es muy simple e intuitiva.

Nos proporciona, además, un espacio de almacenamiento bastante interesante (cerca de 8 gigas), lo que permite prácticamente el olvidarnos de borrar correos antiguos para liberar espacio. Esto podría ocasionar un problema a la hora de localizar correos antiguos, pero disponemos del potente sistema de búsqueda de google para localizar cualquier dato que conozcamos de algún correo.